Salon professionnel
Enregistrement
L’enjeu
Valoriser le système préexistant de qualification des visiteurs et faciliter le processus commercial des exposants.
OK Corral est un parc d'attractions qui organise chaque année un salon dédié aux comités d’entreprise, accueillant 70 exposants et 900 visiteurs. Ce salon fonctionne uniquement sur invitations envoyées par les exposants aux visiteurs, ce qui confère au visitorat un caractère exclusif et qualifié. L’enjeu étant de renforcer le système préexistant de qualification des visiteurs, et de faciliter le processus commercial des exposants.
Définis pour répondre aux enjeux
1
Renforcer la qualification des visiteurs.
2
Faciliter la collecte des données des visiteurs par les exposants.
3
Faciliter la démarche commerciale des entreprises exposantes vis-à-vis des visiteurs.
Nous avons pu qualifier les profils de nos visiteurs grâce à un formulaire d'enregistrement adapté. Cela a facilité le processus commercial des exposants qui ont participé à notre journée CSE vis-à-vis des visiteurs.
Christophe COPPENS | OK Corral
Employées pour assurer le bon déroulement de l’événement
La qualification du visitorat s'est effectuée lors de l'envoi du formulaire d'enregistrement aux visiteurs, et lors du remplissage de leurs informations dans le formulaire.
Envoi du formulaire d'enregistrement
Les formulaires ont été envoyés exclusivement par les exposants à leurs clients- invités (non-accessibles publiquement) afin de garantir que chaque visiteur présent sur le salon soit un acheteur potentiel. Pour cela, nous avons mis à disposition des exposants un lien URL cliquable, renvoyant vers le formulaire d'enregistrement, de façon qu'ils puissent le diffuser à leurs clients selon leur convenance (par email, intégré sur les espaces clients de leurs sites web, autres.)
Remplissage du formulaire d'enregistrement
Une réflexion relative aux questions posées dans le formulaire s'est effectuée en amont par l'organisateur, puis en collaboration avec ce dernier au fur et à mesure du remplissage des questions par les visiteurs grâce aux critères d'analyse suivants :
Taux de remplissage/taux d'abandon pour chaque question
Si le taux de remplissage à une question était inférieur à 85 %, nous optimisions le remplissage via l'une ou plusieurs des approches suivantes :
● Changer l'ordre de la question dans le questionnaire
● Modifier la question
● Rendre la question facultative
La collecte des données des visiteurs par les exposants s'est faite via la mise à disposition d'une application mobile (Android/iOS) téléchargeable sur leurs propres téléphones ou tablettes, permettant de scanner les badges des visiteurs venant sur leurs stands.
Personnalisation de l'App Exposants
Les données des visiteurs étant déjà qualifiées grâce au formulaire d'enregistrement, les exposants n'ont pas eu besoin de qualifier à nouveau les visiteurs au moment de scanner leurs badges. Leur besoin portait davantage sur le fait de pouvoir écrire rapidement des commentaires libres concernant chaque visiteur rencontré. Nous avons pour cela rendu la fonctionnalité des commentaires libres accessible en un clic dans l'application mobile, ce qui a participé à optimiser les échanges commerciaux et à augmenter le volume de contacts.
Les données collectées par les exposants via le scan des badges visiteurs, remontent en temps réel sur une interface dédiée au responsable commercial.
Suivi en direct des résultats commerciaux
Dans l'optique de soutenir la collecte de données des visiteurs par les commerciaux- exposants, les responsables commerciaux ont pu suivre la progression de leurs équipes via une interface dédiée. En récupérant en temps réel les données des visiteurs, les responsables commerciaux ont eu une vision détaillée sur :
● Nombre de scans / commercial-exposant heure par heure
● Données et commentaires pour chaque visiteur scanné
Téléchargement du fichier de prospection
L'interface dédiée aux responsables commerciaux inclut la possibilité de télécharger à tout moment un fichier Excel comprenant l'ensemble des informations qualitatives et quantitatives relatives aux visiteurs dont les badges ont été scannés.
Obtenus en quelques chiffres
Formulaire
98%
Des visiteurs ont complétés le formulaire en ligne.
App Exposants
87%
Des exposants l’ont utilisée, soit 65 exposants.
54
Visiteurs scannés / exposant sur une matinée.
Fichiers de prospection
100%
Des fichiers de prospection ont été téléchargés par les entreprises-exposantes utilisatrices de l’App exposants.
Enquête de satisfaction
Une enquête de satisfaction relative à l'App Exposants a été envoyée aux 75 exposants. 23 exposants soit 30% des exposants ont noté leur niveau de satisfaction sur :
La qualification des prospects : 9,05/10
La récupération du fichier Excel de contacts : 9,44/10
Remarque d'amélioration prise en compte : créer un renvoi direct des données visiteurs vers les ERP des entreprises exposantes pour faciliter l'exploitation des données commerciales.
