Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après « CGU ») régissent les rapports entre d’une part, l’entreprise Société Digitale Luxembourgeoise S.à.r.l-S., société à responsabilité limitée simplifiée au capital de 1000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Luxembourg sous le numéro B255814 , dont le siège social est situé 29 rue Henri Pensis, L-2322 Luxembourg (ci-après Welkom) et d’autre part, tout organisateur d’événement (ci-après l’ « Organisateur ») utilisant les logiciels en ligne développés par Welkom et les applications associées pour l’organisation de ses événements.
Société Digitale LuxDans les CGU, les termes et expressions identifiés par une majuscule ont la signification indiquée ci-après, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel.
« Evénements » : désigne les manifestations organisées par l’Organisateur et auxquels participent les Invités;
« Invité » : désigne toute personne invitée par l’Organisateur à s’inscrire et participer à l’Evénement en utilisant le Service;
« Organisateur » : désigne la personne morale organisant un Evénement, auquel elle invite des Invités en utilisant le Service;
« Service » : désigne les logiciels en ligne de Welkom et les applications associées.
Les CGU ont pour objet de définir les conditions d’utilisation du Service. En utilisant le Service, l’Organisateur accepte de respecter et d’être lié par les CGU.
Le Service permet à l’Organisateur :
de gérer l’organisation de son Evénement via :
des plateformes Internet accessibles sur un site Internet par un navigateur;
des interfaces de programmation;
et des applications mobiles;
d’envoyer des courriers électroniques de confirmation et de distribuer des badges/tickets aux Invités.
Pour pouvoir accéder au Service, l’Organisateur doit bénéficier d’une connexion Internet et prendre un rendez-vous via la page d’accueil www.welkom.eu afin de recevoir le formulaire d’inscription.
La validation électronique du formulaire d’inscription par le Client entraîne l’acceptation sans réserve des présentes CGU.
Lors de son inscription, l’Organisateur s’engage à fournir des informations complètes, exactes et à jour. Ces informations comprennent notamment la dénomination et la raison sociale de l’Organisateur, l’adresse postale de son siège social, le nom et l’adresse électronique de l’Organisateur. L’Organisateur s’engage à informer sans délai Welkom de toute modification concernant lesdites informations.
L’Organisateur s’engage à communiquer sans délai à Welkom toute modification de son nom ou de la raison sociale de la personne morale qu’il représente, de son domicile, du siège social de la personne morale qu’il représente, de son adresse de facturation, de la forme juridique de son entreprise, de ses coordonnées bancaires ou de son numéro de TVA intracommunautaire.
La personne remplissant le formulaire d’inscription pour le compte de l’Organisateur certifie être parfaitement habilitée à représenter celui-ci, Welkom pouvant exiger de cette personne la présentation d’un pouvoir pour l’engager. L’Organisateur est une personne morale dûment enregistrée au registre du commerce et des sociétés, ne faisant l’objet d’aucune mesure de redressement judiciaire de liquidation ou de sauvegarde et ayant la pleine capacité de contracter.
Welkom se réserve le droit de rejeter, de façon discrétionnaire, toute inscription.
Une fois l’inscription finalisée, l’Organisateur reçoit un identifiant et un mot de passe. Ces identifiants sont strictement personnels et l’Organisateur s’engage à ne pas les divulguer. Welkom se réserve le droit de résilier tout compte dont elle aura raisonnablement établi que les identifiant et mot de passe pourraient avoir été utilisés par une personne non autorisée.
L’Organisateur a également la possibilité de créer un profil contenant certaines données personnelles. Dans la mesure où ces données sont volontairement mises en ligne par l’Organisateur, ce dernier est dûment informé et accepte sans réserve que ces données personnelles soient conservées par Welkom.
L’Organisateur a la possibilité d’organiser plusieurs Evènements à partir d’un compte Organisateur unique. Toutefois, pour pouvoir profiter de l’ensemble des fonctionnalités et avantages du Service, l’Organisateur doit accepter un devis de la part de l’équipe de Welkom.
> Données « organisateur »
Les données nominatives renseignées lors de la création d’un compte lors de l’utilisation du Service sont traitées dans le respect des principes de protection des données personnelles. Welkom agit comme responsable de traitement.
Les données personnelles des Organisateurs correspondent aux catégories suivantes :
Données d’identification : nom, prénom,
Données Internet : email, IP
Données liées à la vie professionnelle : fonction, adresse de facturation de la société
Le traitement des données personnelles des Organisateurs est nécessaire pour :
Respecter les engagements contractuels de Welkom, à disposition de la plateforme mais également réaliser la facturation de ses prestations.
Protéger ses intérêts. légitimes, à savoir journaliser les données de connexion à des fins de sécurité et conserver les données à titre de preuve en cas de litiges ou contentieux.
Les données personnelles des Organisateurs nécessaires à la facturation sont conservées par Welkom le temps de réaliser la facture. Une fois ces délais passés, les données sont conservées à titre probatoire en cas de contentieux pendant cinq ans.
Les données personnelles des Organisateurs nécessaires à la journalisation des connexions à des fins de sécurité sont conservées 6 mois par Welkom.
L’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données personnelles collectées par Welkom. Il dispose du droit de s’opposer au traitement en invoquant des raisons tenant à sa situation particulière. Ces droits peuvent être exercés en adressant un message électronique à l’adresse contact@welkom.eu
> Données « invités »
L’organisateur est responsable du traitement des données personnelles des invités selon les termes de l’annexe aux présentes CGU : “Traitement des données personnelles des invités”.
Le présent contrat prend effet, pour une durée indéterminée, à compter de l’acceptation des CGU par l’Organisateur à la signature d’un devis établi par la société Welkom à l’intention de l’Organisateur.
L’Organisateur s’engage à respecter les modalités de paiement figurant sur les devis qui lui seront communiqués par Welkom. A défaut, les pénalités encourues de plein droit et sans mise en demeure préalable seront égales à trois (3) fois le taux d’intérêt légal. En outre, l’Organisateur sera redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement. Welkom sera par ailleurs en droit de réclamer une indemnisation complémentaire, sur justification, si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire.
L’Organisateur s’engage à faire en sorte de recevoir les courriels qui lui sont adressés par Welkom et doit veiller à ne pas en bloquer la réception.
Il appartient à l’Organisateur de vérifier en temps utiles que les courriels qui lui ont été adressés par Welkom lui sont bien parvenus, Welkom ne pouvant être tenue responsable des conséquences directes et indirectes liées à la non-réception de ses courriels par l’Organisateur.
Pour utiliser le Service, l’Organisateur doit disposer d’un accès à l’Internet fiable. Welkom n’est pas responsable de la perte, de la viabilité ou du débit de la connexion Internet utilisée par l’Organisateur avec le Service, quelle qu’en soit la nature.
Welkom n’est pas responsable de la qualité et des performances du réseau Wifi utilisé avec le Service si celui-ci n’a pas été mis en place par ses soins. Dans le cas où le réseau Wifi est installé par Welkom, Welkom ne pourra être tenu responsable du débit de la connexion internet auquel ce réseau Wifi est connecté. De plus, Welkom ne pourra être tenu responsable des éventuelles interférences dues au déploiement d’autres réseaux Wifi sur le lieu de l’événement et nuisant à la qualité du signal du réseau Wifi installé par Welkom.
Il appartient à l’Organisateur de vérifier la bonne compatibilité du Service avec le navigateur et la version de ce dernier qu’il utilise, Welkom ne garantissant pas la compatibilité du Service avec l’ensemble des navigateurs du marché.
Welkom ne saurait en aucun cas être tenue responsable des dysfonctionnements du matériel utilisé avec le Service.
Le Service peut être paramétré dans les limites des possibilités qu’il peut raisonnablement offrir.
L’Organisateur est seul responsable des paramétrages du Service qu’il effectue et en devient propriétaire. La responsabilité de Welkom ne saurait en aucun cas être engagée à raison des paramétrages effectués par l’Organisateur.
L’Organisateur peut demander à Welkom de paramétrer le Service selon ses besoins. Welkom proposera dans ce cas à l’Organisateur un devis avec un planning indicatif de développement. Welkom pourra répondre aux demandes additionnelles du Client non prévues dans le devis initial dans un délai de deux jours ouvrés minimum. Toute demande complémentaire, tout dépassement significatif des temps de développement dus à des ajustements demandés par l’Organisateur par rapport au devis initial au cours de la phase de développement donneront lieu à une facturation supplémentaire par rapport au devis initial sur la base du temps-homme passé selon le taux journalier ou horaire indiqué dans le devis.
Welkom garantit un rendu homogène de ses paramétrages sur les navigateurs suivants :
Google Chrome version 38 et ultérieures
Mozilla Firefox dernière version
Microsoft Edge version 79 et ultérieures (Versions basées sur Chromium)
Apple Safari version 11 et ultérieures
Les paramétrages réalisés par Welkom donneront lieu à un bon de livraison que Welkom demandera au client de signer avant d’utiliser les paramétrages. A défaut de bon de livraison signé, l’utilisation par le client des paramétrages vaudra pour signature.
Les paramétrages réalisés par Welkom sont couverts par une garantie de 14 jours calendaires. Si au cours des 14 jours suivant la signature du bon de livraison ou l’ouverture du service, un comportement non conforme est détecté par le client, il pourra transmettre une demande à Welkom afin que l’anomalie soit corrigée. Cette garantie couvre également les traitements de données nécessaires à la remise en conformité.
Le Service ne comprend ni maintenance évolutive, ni assistance technique téléphonique ou formation.
Welkom pourra toutefois proposer à l’Organisateur, moyennant des conditions à définir, des prestations de maintenance évolutive, de support téléphonique ou de formation. A tout moment, l’Organisateur peut effectuer une demande d’assistance par courriel à l’adresse contact@welkom.eu
Les badges et les tickets sont dotés d’un QR Code qui permet à l’Invité de s’identifier à l’entrée de l’Evénement. Le badge et le ticket sont personnels et incessibles, un badge ou un ticket ne permettant l’accès qu’à l’Invité dont le nom figure sur celui-ci.
Les badges et les tickets sont générés et distribués aux invités par Welkom. Les invités peuvent avoir la possibilité d’imprimer leurs badges ou leurs tickets avant d’arriver sur le lieu de l’Evénement.
Welkom n’est pas responsable d’un quelconque défaut d’impression du badge qui engendrerait une mauvaise lecture du QR code lors de l’Evénement.
L’Organisateur doit utiliser des appareils mobiles (types smartphones ou tablettes) pour scanner les badges et les tickets.
L’Organisateur est seul responsable du choix des appareils mobiles utilisés pour scanner les badges. Il doit veiller à tester le bon fonctionnement de ces appareils sur les badges avant la date de l’Evénement. Les appareils mobiles doivent être utilisés avec les versions à jour de leur système d’exploitation.
Welkom pourra, à la demande de l’Organisateur, effectuer des prestations sur le site de l’Evénement (installation d’un réseau Wifi, installation de postes informatiques…).
Dans ce cas, l’Organisateur doit vérifier au préalable que la connexion Internet présente sur le site de l’évènement possède un débit suffisant et qu’une source d’électricité est située à moins de 10 mètres de l’accueil.
Welkom garantit le bon fonctionnement du Service avec les matériels installés par ses soins.
Toute prestation sur site donne lieu à l’émission d’un devis.
Tout dépassement des horaires de présence du personnel de Welkom figurant au devis donnera lieu à une majoration.
La responsabilité de Welkom ne saurait être engagée à raison :
des dysfonctionnements du Service résultant de la qualité du réseau Wifi si celui-ci n’a pas été installé par ses soins;
des conséquences directes et indirectes du vol ou de la destruction de son matériel ou de toute autre cause indépendante de la volonté de Welkom rendant l’utilisation du matériel impossible;
des erreurs de manipulation du personnel non dépêché par Welkom.
En cas de mise en place d’un contrat de mandataire de billetterie, l’Organisateur déclare assumer seul le risque de contrepartie en cas d’annulation de la transaction CB du client final. Welkom ne pourra en aucun cas être tenue de rembourser le client final du prix du billet qu’il a acquis auprès de l’Organisateur, celui-ci étant seul responsable.
> Utilisation licite du Service
L’Organisateur s’engage à utiliser le Service de manière licite.
> Engagements liés au contenu
L’Organisateur est entièrement responsable du contenu qu’il met en ligne. Il s’engage à respecter la législation en vigueur, notamment:
la législation en vigueur sur la publicité,
la législation en vigueur sur la propriété intellectuelle,
les droits des tiers
Welkom se réserve le droit de supprimer sans préavis et librement tout contenu ne respectant pas les CGU, ou qui serait contraire aux bonnes moeurs, à la réglementation applicable en matière de liberté de la presse, liberté d’expression, d’apologie de crime, de négation de crime, d’appel à la violence, de droit de la consommation, de droit de la propriété, et ce compris en matière de droits de propriété intellectuelle sans que cette liste ne soit limitative.
> Engagements liés à l’Evènement
L’Organisateur s’interdit d’utiliser le Service pour organiser des Evènements dont l’objet est illicite ou interdit. L’Organisateur déclare disposer :
du droit de distribuer ou de faire envoyer par Welkom les badges et les tickets afférents à l’Evènement et que ce droit n’est restreint par aucun engagement contracté avec un tiers;
de toutes les autorisations, administratives notamment, requises pour la mise en place de l’Evènement. A ce titre, il s’engage à respecter la réglementation applicable à l’Evènement et notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive : le code du travail, la réglementation applicable à l’hygiène et à la sécurité, aux établissements recevant du public, aux débits de boisson…
L’Organisateur fait une présentation loyale et sincère de ses Evènements de sorte à ne pas créer de confusion ni d’erreur dans l’esprit des Invités.
La responsabilité de Welkom ne saurait être engagée à raison des informations publiées par l’Organisateur au titre de l’organisation de l’Evènement.
Respect du droit des tiers
L’Organisateur garantit être titulaire de l’ensemble des droits d’auteur et/ou droits voisins relatifs aux images et/ou photographies et/ou aux contenus de ses publications et/ou tous autres éléments qu’il publie sur le Service ou qu’il fournit ou partage dans le cadre des Evènements.
L’Organisateur garantit avoir obtenu l’autorisation des personnes représentées sur les photographies et/ou images qu’il pourrait publier sur le Service.
L’Organisateur s’engage à ne publier aucun contenu ou image de nature à porter atteinte à la réputation, à l’image et/ou à la vie privée et s’engage à ne pas tenir de propos qui seraient contraires à l’ordre public et aux bonnes moeurs ou pourraient inciter à des comportements de haine raciale ou préjudiciables à la santé publique, qui porteraient atteinte à l’honneur ou à la considération de toute personne et susceptibles d’ouvrir droit à une action en diffamation, ou encore qui comporteraient des expressions outrageantes, des invectives ou des injures.
L’Organisateur s’engage à ne pas publier d’informations qu’il aurait obtenues sur des utilisateurs ou des tiers, ou de contenus d’utilisateurs ou de tiers sans leur accord préalable. Si l’Organisateur constate un contenu illicite, un abus ou une violation relative à des droits de tiers, il peut le signaler à Welkom en adressant un courriel à l’adresse contact@welkom.eu
Welkom détient seule la propriété intellectuelle du Service et du code source afférent. L’utilisation du Service par l’Organisateur ne confère à celui-ci aucun droit de propriété intellectuelle sur le Service. L’Organisateur s’oblige à respecter les mentions de propriété concernant le Service. Il s’interdit formellement :
de reproduire de façon permanente ou provisoire le Service en tout ou partie, par tout moyen et sous toute forme, y compris à l’occasion du chargement, de l’affichage, de l’exécution ou du stockage du logiciel;
de traduire, adapter, arranger, décompiler, ou modifier le Service, l’exporter, de le fusionner avec d’autres applications informatiques;
de tenter d’obtenir le code source du Service.
Si l’Organisateur demande à Welkom d’adapter le Service à ses besoins spécifiques, Welkom conserve la propriété des paramétrages et développements réalisés ainsi que des codes sources produits, qui ne pourront pas, sauf accord expresse de Welkom, être utilisés par l’Organisateur dans un cadre différent de celui de l’Evènement organisé.
Welkom se réserve le droit de refuser l’accès au Service à l’Organisateur si celui-ci apparaît susceptible de porter atteinte aux droits d’un tiers ou d’enfreindre la loi.
L’Organisateur renonce à toute demande d’indemnité ou de dommages-intérêts à raison d’une fermeture de compte ou d’un refus d’inscription.
Welkom s’engage à mettre en oeuvre tous les moyens à disposition pour assurer le bon fonctionnement et la bonne disponibilité du Service.
La responsabilité de Welkom ne saurait être engagée à raison :
De dommages directs (par exemple manque à gagner, location de salle, matériel, personnel …) ou indirects (par exemple perte de marchés ou de clients, préjudice commercial, manque à gagner, perte de chiffre d’affaires, atteinte à l’image de marque…) résultant de perturbations, de dérangements, d’interruptions ou de l’indisponibilité du Service;
D’une inadéquation entre les besoins de l’Organisateur et le Service;
Des dysfonctionnements du Service liés aux intégrations de logiciels en ligne;
Des litiges résultant de la billetterie mise en place par l’Organisateur;
D’une mauvaise utilisation, ou d’une utilisation frauduleuse, abusive ou excessive du Service;
Des contenus accessibles sur le réseau Internet et des dommages qui peuvent naître de leur utilisation à moins que ces contenus aient été édités par Welkom;
D’éventuels dysfonctionnements sur le matériel de l’Organisateur qui résulteraient de l’utilisation du Service;
D’indisponibilité de la plateforme Internet nécessitant d’engager des frais supplémentaire pour l’envoi des badges et des tickets;
De la saturation ou d’une défaillance du réseau Internet;
De litiges pouvant opposer l’Organisateur à des Invités ou des tiers, nés à l’occasion de l’utilisation du Service;
De dommages résultant de la perte, de l’altération ou de toute utilisation frauduleuse de données, de la transmission accidentelle de virus ou autres éléments nuisibles, de l’attitude ou comportement d’un tiers. L’Organisateur déclare avoir connaissance de la vulnérabilité des données circulant sur le réseau Internet aux interceptions et détournements et ne saurait rechercher la responsabilité de Welkom à cet égard,
De l’objet de l’Evénement ou de son organisation.
Welkom ne saurait être tenue pour fautive en vertu des présentes si l’exécution de ses obligations en tout ou en partie, est retardée ou empêchée suite à la survenance d’un événement de force majeure au sens de la jurisprudence tels que : grève, défaillance du réseau public d’électricité, blocage des moyens de transport et d’approvisionnement, blocage des réseaux de communications électroniques, dispositions d’ordre législatif ou réglementaires rendant impossible l’exécution de la présente convention et plus généralement tout événement extérieur à Welkom, imprévisible et irrésistible susceptible d’empêcher la bonne utilisation des réseaux de communications électroniques.
En toute hypothèse, la responsabilité de Welkom, quelle qu’en soit la cause ou le fondement, est limitée aux sommes hors taxes payées par l’Organisateur à Welkom au titre de l’utilisation du Service.
LE PRESENT CONTRAT EST REGI PAR LE DROIT LUXEMBOURGEOIS.
Société Digitale Luxembourgeoise S.à.r.l-S.
Adresse: 29 rue Henri Pensis, L-2322 Luxembourg, Luxembourg
RCS de Luxembourg n° B255814
e-mail: contact@welkom.eu
La langue des présentes mentions est la langue française. En cas de traduction, seule la version française fait foi.