Salon professionnel
Enregistrement
Bornes Welkom
L’enjeu 1
Permettre un enregistrement conforme à la RGPD en sécurisant l’identification des visiteurs et en évitant le risque d’usurpation d’identité.
L’enjeu 2
Faciliter l’accueil des visiteurs de nationalités différentes, pour fluidifier les entrées au passage des bornes.
L’enjeu 3
Utiliser une solution d’enregistrement compatible avec l’outil de réseautage Swapcard.
Localisation
Luxembourg
Affluence
50 exposants & 1 000 visiteurs
Site
www.luxembourg-internet-days.comLuxembourg Internet Days est un salon sur la sécurité et la résilience des réseaux, accueillant 50 exposants et 1 000 visiteurs. Cet événement accueille des participants parlant différentes langues (FR, EN, PT). Le premier enjeu est d’offrir au visitorat un enregistrement multi-langues et sécurisé, en ligne et sur place le jour de l’événement. L’organisateur ayant choisi la plateforme communautaire Swapcard pour mettre en relation les participants, le second enjeu est de connecter notre technologie à cette plateforme afin de faire remonter les données de l’événement vers Swapcard.
Définis pour répondre aux enjeux
1
Empêcher le visiteur d’accéder et de visualiser les informations d’autrui lors de son enregistrement.
2
Mettre en place des bornes d’accueil disposant d’un formulaire d’enregistrement en plusieurs langues.
3
Envoyer automatiquement les informations saisies par les visiteurs vers l’application de réseautage Swapcard.
L’équipe LU-CIX
Employées pour assurer le bon déroulement de l’événement
Le règlement général de la protection des données concerne autant les données numériques que physiques. Dans ce cadre, il est obligatoire de sécuriser l’accès et la visibilité des données des visiteurs participant à l’événement. Cette démarche évite le risque d’usurpation d’identité.
Sécuriser l’accès et la visibilité des données des visiteurs
L’enregistrement des visiteurs s’est fait majoritairement en ligne avant l’événement.Suite à leur enregistrement, les visiteurs ont reçu un code à chiffres unique par email. Ce code leur a permis de retrouver et d’imprimer leurs badges à l’accueil de l’événement grâce à des bornes disponibles en libre-service.
Le système de récupération des badges via un code unique évite le risque d’erreur d’identité et empêche les visiteurs d’accéder à la liste des participants. Ce système est conforme à la RGPD qui autorise l’accès aux informations d’autrui lorsque ce dernier accepte que ses données soient visibles, en l’occurrence en mettant son badge autour du cou.
L’événement s’est déroulé au Luxembourg qui compte plusieurs langues officielles et a accueilli des visiteurs provenant de plusieurs pays. L’accueil des visiteurs se devait d’être facilité par une approche multi-langues.
Mettre en place un accueil multi-langues.
Le parcours d’enregistrement des visiteurs était accessible en français, en anglais et en portugais. Ce parcours incluait :
● Le formulaire d’enregistrement en ligne et sur place.
● Le mail contenant un code unique envoyé aux visiteurs.
● Les écrans de saisie du code unique sur les bornes en libre-service à l’accueil de l’événement permettant l’impression des badges par les visiteurs.
L’organisateur utilise depuis plusieurs années l’outil Swapcard pour faciliter la mise en relation entre les participants de l’événement. Cette mise en relation est possible grâce à la collecte des données de visiteurs.
Envoyer les données saisies par les visiteurs lors de leur enregistrement vers Swapcard.
Pour faire l’enregistrement, les visiteurs saisissent leurs informations qui sont automatiquement envoyées vers Swapcard via un connecteur grâce au processus technique suivant :
1. Le formulaire d'enregistrement est validé par le visiteur ;
2. Les données des visiteurs sont enregistrées dans la base de données ;
3. Un QR code unique pour chaque visiteur est alors automatiquement généré ;
4. Via l'API Swapcard, les données et le QR code associé à chaque visiteur remontent vers le compte Swapcard ;
5. Lors de l'événement, les QR codes sont imprimés sur les badges. De cette manière, l'application mobile Swapcard est en mesure de reconnaître le visiteur scanné.
Obtenus en quelques chiffres
Identification sécurisée
90%
des visiteurs se sont pré-enregistrés à l’événement en ligne et ont reçu leurs codes par email
95%
des visiteurs pré-enregistrés ont saisi leurs codes à la borne libre-service de façon autonome et sans assistance
Enregistrement multi-langues
L’enregistrement s’est fait à :
68% en français
24% en anglais
8% en portugais
Swapcard
100%
des profils des visiteurs enregistrés en ligne ou sur place ont été envoyés vers le compte Swapcard de l’événement.
