Equip’ HPA

Une hôtesse dédiée à l'accueil orientait les visiteurs arrivant à l'événement en fonction du fait qu'ils se soient pré-enregistrés en ligne ou non.

Les visiteurs pré-enregistrés en ligne et ayant imprimé leurs badges chez eux ont pu directement accéder au salon. Les autres profils de visiteurs ont été orientés selon les parcours d'entrées suivants :

Impression rapide des badges pour les visiteurs pré-enregistrés en ligne

Les visiteurs pré-enregistrés en ligne n'ayant pas imprimé leurs badges chez eux, ont été dirigés vers un poste géré par une hôtesse. Notre logiciel a permis à l'hôtesse de faire une recherche rapide pour retrouver leurs profils via l'une des informations suivantes : nom, prénom, entreprise ou adresse e-mail. Une fois le profil d'un visiteur retrouvé, son badge a été imprimé et lui a été remis avec une pochette et un tour de cou.

Enregistrement en libre-service pour les visiteurs non pré-enregistrés en ligne

Des postes d'enregistrement en libre-service ont été disposés afin de permettre aux visiteurs de s'enregistrer en autonomie. Une fois le formulaire rempli, un bouton sur l'écran leur a permis de lancer l'impression de leurs badges. Les imprimantes, les pochettes et les tours de cou étant disposés à côté des postes d'enregistrement, les visiteurs ont pu effectuer leur enregistrement par eux-mêmes puis se diriger vers la porte d'entrée du salon.

Certains visiteurs déjà venus au salon lors d'éditions précédentes, se sont présentés à l'événement sans s'être pré-enregistrés en ligne au préalable. Nous avons souhaité retracer rapidement leurs profils afin d'accélérer leur parcours d'enregistrement.

Récupérer les données visiteurs des éditions précédentes

Dans le respect des conditions générales d'utilisations de notre service et conformément au règlement européen sur la protection des données (RGPD), nous avons pu intégrer à notre logiciel les données relatives aux enregistrements des visiteurs des éditions passées, ayant eu lieu dans un intervalle de 28 mois précédant l'événement.

L'intégration de ces données a permis à l'hôtesse de rechercher rapidement le profil des visiteurs non pré-enregistrés en ligne et étant déjà venus au salon lors d'éditions précédentes, via l'une des informations suivantes : nom, prénom, entreprise ou adresse e-mail. Une fois le profil d'un visiteur retrouvé, son badge a été imprimé et lui a été remis avec une pochette et un tour de cou.

Cette approche a permis d'éviter aux visiteurs déjà venus aux éditions précédentes de refaire leur enregistrement, ce qui a participé à fluidifier les entrées à l'ouverture du salon.